bild-lexikon

Veränderungsmanagement

In der Betriebswirtschaftslehre beschreibt das Veränderungsmanagement eine eigenständige Disziplin zur Umsetzung weit reichender (geplanter) Veränderungen in Organisationen. Es grenzt sich vom Änderungsmanagement ab, das Vorgehen bei konkreten Änderungen beschreibt. Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change-Management sehr häufig für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Verfahren

Verfahren beschreiben wie Abläufe bzw. Aktivitäten technisch durchgeführt werden.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dient zum Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von den HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so zum Beispiel für die Pharmaindustrie.

Zusätzlich wird der Begriff im datenschutz-rechtlichen Zusammenhang verwendet und bezeichnet hier Vorgänge, in denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden. Datenschutzrechtliche Verfahren werden im unternehmensweiten Verfahrensverzeichnis verwaltet.

Verfahrensverzeichnis (datenschutzrechtlich)

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert verbindlich für alle Unternehmen, die der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen, klare Anforderungen an die Dokumentation bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit eines Verfahrens in denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden. Datenschutzrechtliche Verfahren werden im unternehmensweiten Verfahrensverzeichnis verwaltet. Das Verfahrensverzeichnis muss alle Verfahren  einer Organisation dokumentieren, mit denen im Rahmen eines automatisierten Verfahrens ermittelte personenbezogene Daten gespeichert werden.

Vorgabedokumente

Die DIN 9001 unterscheidet Dokumente und Aufzeichnungen. Während Aufzeichnungen als Nachweis dienen (Nachweisdokumente), enthalten  Dokumente Forderungen oder Anweisungen nach denen vorzugehen ist. Sie sind veränderbar und können in verschiedenen Revisionsständen existieren und unterliegen definierten Dokumentationsprozessen. Um Verwirrungen zu vermeiden (schließlich handelt es sich auch bei Aufzeichnungen um Dokumente), kann eine begriffliche Unterscheidung in Vorgabedokumente und Nachweisdokumente sinnvoll sein. Zu den Vorgabedokumenten  zählen Richtlinien, Betriebshandbücher, Prozessbeschreibungen einschließlich Arbeitsanweisungen und Arbeitsanleitungen,  Service Kataloge, Verträge u.a..