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Activity

siehe Aktivität

Aktivität

Der Begriff „Aktivität“ wird im deutschen Sprachgebrauch unterschiedlich verwendet. In Prozessen bzw. in Verfahren bildet eine Aktivität die kleinste Ausführungseinheit und ist dadurch gekennzeichnet, dass die Verantwortung für diese nicht unterteilbar ist. Die Durchführung von Aktivitäten sollte durch Arbeitsanweisungen bzw. Arbeitsanleitungen unterstützt werden.

Änderungsanforderung

Eine Änderungsanforderung beschreibt einen standardisierten Antrag zur Durchführung einer Änderung im Rahmen des betrieblichen Änderungsmanagements bzw. im Rahmen von Projekten. Der Antrag muss alle Informationen enthalten, die zur Genehmigung der beantragten Änderung erforderlich sind.

Änderungsmanagement

Das Änderungsmanagement hat die Aufgabe, strategische, taktische und operative Änderungen ganzheitlich zu planen, zu autorisieren, zu koordinieren und  eine unterbrechungsfreie Einführung in denBetrieb sicherzustellen. Es steuert alle Veränderungen an vorhandenen IT-Komponenten, das Hinzufügen neuer Komponenten sowie deren Außerbetriebnahme. Ziel ist, dass Änderungen an Systemen oder Prozessen kontrolliert und dokumentiert erfolgen. Die DIN 69901-5 zählt zu den Aufgaben des Änderungsmanagements die „Erfassung, Bewertung, Entscheidung, Dokumentation und Steuerung der Umsetzung von Änderungen“. Abzugrenzen hiervon ist das Veränderungsmanagement.  Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change Management sehr häufig für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Anleitungen

Im Gegensatz zu Arbeitsanweisungen haben Anleitungen keinen anweisenden Charakter, sondern stellen unverbindliche Arbeitshilfen dar, die nicht zwingend einzuhalten sind. Sie beschreiben detailliert einzelne Aktivitäten. Hierbei kann es sich um textliche Beschreibungen, Checklisten, grafische Arbeitsabläufe und Fragenkataloge u. a. handeln.

Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert die einzelnen Aktivitäten eines Prozesses bzw. eines Verfahrens. Hierbei kann es sich u. a. um textliche Beschreibungen, Checklisten, Mustervorlagen, Formulare und Fragenkataloge handeln. Sie sind an einen Prozess bzw. ein Verfahren gebunden, regeln tätigkeitsbezogene Abläufe und zielen auf eine einheitliche und standardisierte Erfüllung der Aufgaben. Im Gegensatz zu den Arbeitsanleitungen haben Arbeitsanweisungen verbindlichen Charakter. Sie sollten daher von einer autorisierten Stelle freigegeben werden. Der englische Begriff Work Instruction wird sehr häufig sowohl für Arbeitsanweisungen, als auch für Arbeitsanleitungen verwendet.

Arbeitshilfen

siehe Arbeitsanleitungen

Aufzeichnungen

Aufzeichnungen stellen als Nachweisdokumente einen speziellen Dokumententyp dar. Sie entstehen im Rahmen der Serviceerbringung und beschreiben erreichte Ergebnisse. Sie dienen der Nachweispflicht für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und der Einhaltung von Anforderungen. Da Aufzeichnungen per Definition nach deren Erstellung nicht verändert werden, gibt es für diese keine Revisionstände. Typischerweise zählen Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u.a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Aufzeichnungen.

Aufzeichnungsdokumente

Aufzeichnungsdokumente gehören zu den Nachweisdokumenten und werden im allgemeinen Sprachgebrauch meist kurz als Aufzeichnungen bezeichnet.

Betriebshandbuch

Betriebshandbücher beschreiben “Wer, Was, Wann, Wie, Wie oft” tun muss, um den operativen IT-Betrieb einschließlich der erforderlichen Kontroll- und Wartungsarbeiten sicherzustellen, d.h. die operativen Tätigkeiten. Ob Betriebshandbücher für jedes System oder alternativ für die verschiedenen Aufgabenbereiche wie beispielsweise Netzwerkmanagement, Serverbetrieb, Datenbankverwaltung gesonderte Betriebshandbücher gepflegt werden, muss unternehmensspezifisch betrachtet werden.

Wichtig sind u.a. Beschreibungen aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen IT-Betriebs sowie der Betriebsbedingungen und Voraussetzungen. Auch Anleitungen und Workarounds für das Störungsmanagement können in die Betriebshandbücher aufgenommen werden. In der Praxis besteht ein Betriebshandbuch deshalb häufig aus einem Set an Dokumenten, das zum einen Ablaufbeschreibungen und zum anderen Arbeitsanleitungen bzw. Arbeitsanweisungen für die täglichen Routinearbeiten umfasst. Hierbei kann es sich um textliche Anleitungen, bei komplexeren Abläufen auch um Handbücher handeln. Hilfreich sind auch Zeitpläne, Formulare und Checklisten. Checklisten und Formulare können während der Ausführung der Aktivität ausgefüllt und abgezeichnet werden und dienen dann als Nachweisdokumente.