Aktivität

Der Begriff „Aktivität“ wird im deutschen Sprachgebrauch unterschiedlich verwendet. In Prozessen bzw. in Verfahren bildet eine Aktivität die kleinste Ausführungseinheit und ist dadurch gekennzeichnet, dass die Verantwortung für diese nicht unterteilbar ist. Die Durchführung von Aktivitäten sollte durch Arbeitsanweisungen bzw. Arbeitsanleitungen unterstützt werden.

Anleitungen

Im Gegensatz zu Arbeitsanweisungen haben Anleitungen keinen anweisenden Charakter, sondern stellen unverbindliche Arbeitshilfen dar, die nicht zwingend einzuhalten sind. Sie beschreiben detailliert einzelne Aktivitäten. Hierbei kann es sich um textliche Beschreibungen, Checklisten, grafische Arbeitsabläufe und Fragenkataloge u. a. handeln.

Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert die einzelnen Aktivitäten eines Prozesses bzw. eines Verfahrens. Hierbei kann es sich u. a. um textliche Beschreibungen, Checklisten, Mustervorlagen, Formulare und Fragenkataloge handeln. Sie sind an einen Prozess bzw. ein Verfahren gebunden, regeln tätigkeitsbezogene Abläufe und zielen auf eine einheitliche und standardisierte Erfüllung der Aufgaben. Im Gegensatz zu den Arbeitsanleitungen haben Arbeitsanweisungen verbindlichen Charakter. Sie sollten daher von einer autorisierten Stelle freigegeben werden. Der englische Begriff Work Instruction wird sehr häufig sowohl für Arbeitsanweisungen, als auch für Arbeitsanleitungen verwendet.

Verfahren

Verfahren beschreiben wie Abläufe bzw. Aktivitäten technisch durchgeführt werden.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dient zum Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von den HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so zum Beispiel für die Pharmaindustrie.

Zusätzlich wird der Begriff im datenschutz-rechtlichen Zusammenhang verwendet und bezeichnet hier Vorgänge, in denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden. Datenschutzrechtliche Verfahren werden im unternehmensweiten Verfahrensverzeichnis verwaltet.