Betriebshandbuch

Betriebshandbücher beschreiben “Wer, Was, Wann, Wie, Wie oft” tun muss, um den operativen IT-Betrieb einschließlich der erforderlichen Kontroll- und Wartungsarbeiten sicherzustellen, d.h. die operativen Tätigkeiten. Ob Betriebshandbücher für jedes System oder alternativ für die verschiedenen Aufgabenbereiche wie beispielsweise Netzwerkmanagement, Serverbetrieb, Datenbankverwaltung gesonderte Betriebshandbücher gepflegt werden, muss unternehmensspezifisch betrachtet werden.

Wichtig sind u.a. Beschreibungen aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen IT-Betriebs sowie der Betriebsbedingungen und Voraussetzungen. Auch Anleitungen und Workarounds für das Störungsmanagement können in die Betriebshandbücher aufgenommen werden. In der Praxis besteht ein Betriebshandbuch deshalb häufig aus einem Set an Dokumenten, das zum einen Ablaufbeschreibungen und zum anderen Arbeitsanleitungen bzw. Arbeitsanweisungen für die täglichen Routinearbeiten umfasst. Hierbei kann es sich um textliche Anleitungen, bei komplexeren Abläufen auch um Handbücher handeln. Hilfreich sind auch Zeitpläne, Formulare und Checklisten. Checklisten und Formulare können während der Ausführung der Aktivität ausgefüllt und abgezeichnet werden und dienen dann als Nachweisdokumente.

IT-System

Gemäß Duden für Informatik ist ein System eine Zusammenfassung mehrerer Komponenten zu einer als Ganzes aufzufassenden Einheit. Die Komponenten können von gleicher Art (homogene Systeme, z. B. Programme) oder sehr unterschiedlich sein (z. B. die Zusammenfassung von Hardware- und Software zu einem System) und lösen in der Regel ein definiertes Bündel von Aufgaben.
Das BSI definiert ein IT-System als eine technische Anlage, die der Informationsverarbeitung dient und eine abgeschlossene Funktionseinheit bildet.  Typische IT-Systeme sind demnach u.a.Clientrechner, Großrechner, Serversysteme, Datenbanksysteme, Prozessrechner, Digitale Messsysteme, Microcontroller-Systeme,  eingebettete Systeme, Mobiltelefone, Handhelds, Videokonferenzsysteme und diverse Kommunikationssysteme. Von den IT-Systemen grenzt das BSI Infrastruktur und Netzwerkkomponenten ab.

Aus Gründen der Vereinfachung bzw. zugunsten einer vollständigen Betrachtung der IT-Dokumentation ist es sinnvoll  Infrastruktur- und Netzwerkkomponenten ebenfalls im Rahmen der Systemdokumentation zu betrachten.

Systemakten

Systemakten sind Teil der IT-Betriebsdokumentation und beschreiben nach unserer Definition (häufig automatisiert) die Komponenten eines Systems sowie deren Konfiguration und damit das „WAS“. Hierzu zählen neben Systemspezifikationen auch Informationen zu Garantieleistungen, Wartungsverträge, Lizenzen und ähnliches. Dies erfordert einen modularen Aufbau, was durch den Begriff Systemakte verdeutlicht wird.  Was, wann wie von wem mit dem System zu tun ist, wird hingegen sinnvollerweise im Betriebshandbuch dokumentiert.

Systemdokumentation

Die Systemdokumentation ist Teil der IT-Systembetriebsdokumentation und besteht u.a. aus den einzelnen Systemakten der eingesetzten Hardware- und Softwaresysteme sowie der Netzwerk- und Infrastrukturkomponenten und stellt hierfür einen Sammelbegriff dar. Sie sollte soweit wie möglich automatisiert (mit Hilfe von Inventarisierungstools) erfolgen.