Dokumentationslandkarte

Nach unserem Verständnis handelt es sich bei einer Dokumentations- bzw. einer Dokumentenlandkarte um ein Dokument, das basierend auf der Zuordnung zu Dokumentenklassen und Dokumententypen die Struktur der Dokumentation und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Dokumenten in einer grafischen Übersicht darstellt.

Der Begriff „Landkarte“ basiert auf der Analogie zu geografischen Landkarten, die Gegenstände, Sachverhalte oder Prozesse grafisch in ihren Raumbeziehungen darstellen, mit dem Ziel ansonsten nur schwer formulierbare Zusammenhänge für den Betrachter leicht verständlich zu machen. Sie bildet außerdem die Basis für die zusätzlich erforderliche Dokumentenmatrix.

Dokumentationsmanagement

Dokumentationsmanagement umfasst alle Abläufe, Aktivitäten und Funktionen zur Planung, Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenmanagements. Ziel von Dokumentationsmanagement ist die Bereitstellung von anforderungsgerechten Dokumenten, um dadurch einen Wertbeitrag zur Governance zu erbringen.

Das Dokumentationsmanagement ist damit vom Dokumentenmanagement zu unterscheiden, das sich von der Erstellung und Qualitätssicherung über die Bereitstellung, Nutzung und Aktualisierung bis zur Archivierung und Löschung von zu lenkenden Dokumenten erstreckt.

 

 

Dokumentationsrichtlinie

Richtlinien definieren gemäß hier verwendeter Definition allgemeine Anforderungen aus Sicht des Managements für Aufgaben, Abläufe und technische Sachverhalte. Die Umsetzung erfolgt in Konzepten, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen u.a. Dementsprechend definiert die Dokumentationsrichtlinie verbindliche übergeordnete Regelungen für die Dokumentation. Hierzu zählen mindesten die folgenden Punkte:

  • Abgrenzung der Dokumentation (Scope),
  • Verantwortlichkeiten,
  • übergeordnete Regelungen zur Dokumentenverwaltung (z.B. durch Verbindlichsetzung von Dokumentationsverfahren und Vorlagen).

Die Dokumentationsrichtlinie (Management Ebene) grenzt sich damit vom Dokumentationskonzept ab, dass die operative Ebene beschreibt und eine wichtige Ergänzung darstellt. In der Praxis werden häufig beide in einem Dokument zusammengefasst.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement beschreibt als Teilbereich von Dokumentationsmanagement die Verwaltung von Dokumenten auf der operativen Ebene. Hierbei kann es sich sowohl um papiergebundene als auch um elektronische Dokumente handeln. Im Fokus stehen die operativen Aktivitäten (Dokumentationsverfahren) im Rahmen des Dokumentenlebenszyklus. In Abgrenzung zum Dokumentationsmanagement werden hier übergeordnete Steuerungs- und Kontrollfunktionen durch das Management nicht betrachtet.

Dokumentenmatrix

Eine Dokumentenmatix ist eine Tabelle in der alle zu lenkenden Dokumente erfasst werden. Sie dient als Werkzeug zur Dokumentenverwaltung. Die Dokumente werden sinnvollerweise Dokumentenklassen und Dokumententypen zugeordnet. Für jedes Dokument können in der Matrix zusätzliche Informationen zu Verantwortlichenkeiten, zugeordnete Vorlagen, Compliance-Anforderungen und Dokumentenlenkung u.a. erfasst werden.