Betriebshandbuch

Betriebshandbücher beschreiben “Wer, Was, Wann, Wie, Wie oft” tun muss, um den operativen IT-Betrieb einschließlich der erforderlichen Kontroll- und Wartungsarbeiten sicherzustellen, d.h. die operativen Tätigkeiten. Ob Betriebshandbücher für jedes System oder alternativ für die verschiedenen Aufgabenbereiche wie beispielsweise Netzwerkmanagement, Serverbetrieb, Datenbankverwaltung gesonderte Betriebshandbücher gepflegt werden, muss unternehmensspezifisch betrachtet werden.

Wichtig sind u.a. Beschreibungen aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen IT-Betriebs sowie der Betriebsbedingungen und Voraussetzungen. Auch Anleitungen und Workarounds für das Störungsmanagement können in die Betriebshandbücher aufgenommen werden. In der Praxis besteht ein Betriebshandbuch deshalb häufig aus einem Set an Dokumenten, das zum einen Ablaufbeschreibungen und zum anderen Arbeitsanleitungen bzw. Arbeitsanweisungen für die täglichen Routinearbeiten umfasst. Hierbei kann es sich um textliche Anleitungen, bei komplexeren Abläufen auch um Handbücher handeln. Hilfreich sind auch Zeitpläne, Formulare und Checklisten. Checklisten und Formulare können während der Ausführung der Aktivität ausgefüllt und abgezeichnet werden und dienen dann als Nachweisdokumente.

IT-Betriebsdokumentation

Die IT-Betriebsdokumentation umfasst alle für die IT-Serviceerbringung erforderlichen Dokumente. Dies schließt die Dokumentation für den operativen IT-Systembetrieb, die IT-Prozessdokumentation, sowie die Dokumentation für das IT-Servicemanagement ein.

Systemakten

Systemakten sind Teil der IT-Betriebsdokumentation und beschreiben nach unserer Definition (häufig automatisiert) die Komponenten eines Systems sowie deren Konfiguration und damit das „WAS“. Hierzu zählen neben Systemspezifikationen auch Informationen zu Garantieleistungen, Wartungsverträge, Lizenzen und ähnliches. Dies erfordert einen modularen Aufbau, was durch den Begriff Systemakte verdeutlicht wird.  Was, wann wie von wem mit dem System zu tun ist, wird hingegen sinnvollerweise im Betriebshandbuch dokumentiert.