Auf Wunder warten hilft nicht – Hilfen zur Planung des Dokumentationsprojekts

Bei Gesprächen mit IT-Verantwortlichen höre ich immer wieder den Satz: „Ich weiß, wir müssen uns endlich um die Dokumentation kümmern, aber …“ Und dann folgen eine Reihe von Gründen, warum es bislang nicht möglich war, eine strukturierte Dokumentation aufzubauen.

Und realistischer Weise arbeiten heute viele IT-Organisationen aufgrund steigender Anforderungen an die Verfügbarkeit der Systeme und fehlender Ressourcen bereits an ihren Kapazitätsgrenzen. Doch es hilft nichts. Denn abgesehen von steigenden gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation, erfordert gerade die zunehmende Komplexität der Systeme eine aktuelle und flexible IT-Dokumentation.
Anders als noch vor ein paar Jahren, ist es nämlich heute für den einzelnen Administrator schlicht unmöglich alle Zusammenhänge zu kennen. Hinzu kommt, dass die Innovationszyklen immer kürzer werden und Änderungen fast täglich anfallen. Das aber bedeutet: Je länger man abwartet, desto größer wird auch der „Berg“ der unerledigten Dokumentationsaufgaben.

Starten Sie Ihr Dokumentationsprojekt heute
Nach unserer Überzeugung macht es daher keinen Sinn auf Freiraum für das IT-Dokumentationsprojekt zu warten. Denn der wird nicht kommen, weil es immer gerade wichtigere Aufgaben im Tagesgeschäft gibt. Und die Dokumentation nebenbei ohne einheitliche Vorgaben erlegien zu wollen, funktioniert nicht.

Beginnen Sie daher umgehend mit der Analyse Ihrer bisherigen Dokumentation, identifizieren Sie Ihre Anforderungen und planen Sie die erforderlichen Schritte. Leider mache ich immer wieder die Erfahrung, dass diese Schritte zwar bei jedem anderen Projekt Anwendung finden, aber nicht in Bezug auf die IT-Dokumentation. Da wird häufig mit der Suche nach einem Tool begonnen, ohne aber eine wirkliche Anforderungsanalyse durchgeführt zu haben. Im Blog-Beitrag Die IT-Dokumentation im Griff – eine Dokumentenlandkarte hilft dabei erläutere ich eine Möglichkeit mit der es möglich ist, eine Liste der erforderlichen Dokumente zu erstellen.

Planen Sie langfristig und mit kleinen Schritten

Und nehmen Sie sich nicht gleich zu viele Bereiche vor. Denn dann verhält es sich mit der Dokumentation, wie mit guten Vorsätzen z.B. für mehr Sport am Beginn eines Jahres. Man nimmt sich viel zu viel vor und weil man dann keinen Erfolg hat, lässt man es wieder sein. Zumindest bis zum Beginn des nächsten Jahres. In meinem Interview mit der Fachjournalistin Anita Kehrer habe ich es so formuliert: „Planen Sie überschaubare Arbeitspakete für die verschiedenen Bereiche der IT-Dokumentation und priorisieren Sie diese. Die größte Hürde ist, dass man nur den Berg sieht, der unüberwindlich scheint“.

Erstellen Sie einen Projektplan

Auch dies ist sicherlich eine Binsenweisheit, für die Durchführung des Dokumentationsvorhabens aber unabdingbar. Als Hilfestellung finden Sie nachstehend eine generische Übersicht mit grundlegenden Arbeitspaketen zum Aufbau der IT-Dokumentation. Bei meinen Projekten bilden diese jeweils die Basis für den kundenspezifischen Projektstrukturplan. Denn ob beispielsweise eine Prozessdokumentation zu erstellen ist und mit welcher Priorität, muss jeweils individuell betrachtet werden. So werden in größeren Unternehmen in der Regel die Prozesse vom Qualitätsmanagement oder einer anderen Stelle verantwortet und dort auch dokumentiert.

Planen Sie den Regelbetrieb

Bei der Einführung eines neues Systems ist die Vorgehensweise klar: Es gibt ein Projekt für die Einführung und danach wird das System im operativen Betrieb eingesetzt. Bei der Dokumentation fehlt leider häufig die Planung des Regelbetriebs. Aber die IT-Dokumentation ist keine  einmalige Aufgabe, sondern ein Prozess. Denn jedes Dokument unterliegt einem LifeCycle und muss ggf. regelmäßig angepasst werden. Einen Überblick über die damit verbundenen Aufgaben finden Sie auf meiner dokuit-Seite.

Es ist daher wichtig von Beginn an die Dokumentationsverfahren festzulegen. Ein möglicher Ansatz hierfür ist die Erstellung eines Dokumentationskonzepts, wie ich es in einem weiteren Blogbeitrag bereits beschrieben habe.

Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Projekteinstieg.

 

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