12 Argumente für eine IT-Dokumentation

Vor kurzem hat die Fachjournalistin Anita Kehrer ein Interview zum Themenfeld IT-Dokumentation mit mir geführt. In dem in der Mitgliederzeitschrift der German Unix User Group e.V. (GUUG) „Uptimes“ veröffentlichten Interview ging es vor allem um die Motivation zur für die Pflege einer IT-Dokumentation.

Eine der Fragen war, ob es nach meiner Erfahrung eher extrinsische Motivationen also „Anschubser“ von außen sind, die IT-Organisationen dazu bringen eine Dokumentation zu erstellen oder ob ich auch Anfragen erhalte, die eigenmotiviert sind.

Meine Antworten führten mir einmal mehr vor Augen, dass für die meisten Unternehmen die IT-Dokumentation immer noch nicht mehr ist als ein notwendiges Übel. Denn für das IT-Management sind gesetzliche und andere regulatorische Anforderungen meist die einzige Motivation. Die gelebte Praxis zeigt dann auch, dass die Dokumentation lediglich als Kostenfaktor betrachtet wird, der aber keinen eigenen Wertbetrag zum operativen Ergebnis liefert. Damit wird der Dokumentation im Grunde nicht mehr Wert beigemessen als einem Stapel Druckerpapier. Und für Administratoren und andere operative Einheiten ist die Dokumentation etwas, was erstellt werden muss, eben weil das IT-Management es fordert. Auch hier ist nur sehr selten eine Eigenmotivation zu finden.

Teufelskreis IT-Dokumentation: You get what you pay for

Nach meiner Erfahrung sind damit viele IT-Organisationen im Hinblick auf die Dokumentation in einem Teufelskreis gefangen. Der geringe Stellenwert, der der Dokumentation beigemessen wird, führt dazu dass weder Zeit noch Geld in sie investiert wird. So wäre es beispielsweise wichtig, dass bei extern unterstützten Projekten die Dokumentation als Teil des zu erstellenden Systems mit beauftragt wird und zur (Teil-)Systemabnahme vorliegen muss. Vielmehr wird stattdessen erwartet, dass die Dokumentation im operativen Systembetrieb nebenbei von den Mitarbeitern erstellt wird, die ohnehin meist vollständig ausgelastet sind. Mit dem Ergebnis, dass die Dokumentation entweder fehlt oder unbrauchbar ist, was dann wieder bestätigt, dass sie nur Arbeit verursacht und keinen Nutzen bringt.

Umdenken erforderlich

Nach meiner Überzeugung ist hier ein Umdenken erforderlich. Die IT selbst ist längst zu einem zentralen Erfolgsfaktor geworden. Ein planvolles und kontrolliertes Handeln ist aber nur auf Basis von Informationen möglich, d. h. wenn genau bekannt ist, was wie durch wen getan, überwacht oder gesteuert werden muss. Dokumentation ist deshalb ein wesentliches Werkzeug zur Steuerung und Aufrechterhaltung eines effizienten und ordnungsgemäßen IT-Betriebs. Das gilt sowohl für das IT-Management, als auch für den operativen IT-Betrieb. Ein solches Werkzeug kann die IT-Dokumentation aber nur sein, wenn sie alle erforderlichen Inhalte enthält und aktuell ist. Dies erfordert vor allem in der Aufbauphase Zeit und Ressourcen.

Umdenken bedeutet demzufolge auch, sich den Nutzen einer IT-Dokumentation bewusst zu machen und für das eigene Unternehmen zu formulieren. Mit der nachstehenden Liste möchte ich Ihnen ein paar Argumente an die Hand geben, die den beschriebenen Umdenkprozess unterstützen können.

Nutzen für das IT-Management

Nutzen für den operativen Betrieb

Eine anforderungsgerechte IT- Dokumentation unterstützt die Einhaltung von Regularien und stellt sicher, dass deren Einhaltung auch jederzeit nachweisbar ist. Administration, HelpDesk, Entwicklung u.a. verfügen über die erforderlichen Informationen und werden damit bei ihrer Arbeit wirksam unterstützt.
IT-spezifisches Know-how wird nachhaltig gesichert. Störungen und Probleme können proaktiv minimiert werden.
Reorganisierungsprozesse werden von einer aktuellen Dokumentation unterstützt und können wirtschaftlich durchgeführt werden. Auf Störungen kann mit Hilfe von Anleitungen schneller und effizienter reagiert werden.
Die Standardisierung von IT-Systemen sowie Kapazitätenplanungen werden erleichtert, da jederzeit der aktuelle Bestand einschließlich Konfiguration bekannt ist. In Notfallsituationen ist eine planvolle Bereitstellung bzw. Aufrechterhaltung der definierten IT-Services gewährleistet.
IT-Prozesse und Abläufe werden transparent und können optimiert bzw. standardisiert werden. Eine effektive Dienstleistersteuerung sowie erfolgreiche und wirtschaftliche Dienstleisterwechsel werden unterstützt.
Das kundenorientierte Servicemanagement verfügt über fundierte Basisinformationen. Zuständigkeiten, Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten sind bekannt, was den Aufwand bei Anfragen reduziert.

Das vollständige Interview ist in der Ausgabe UpTimes Nr.1/2016 am 21.06.2016 erschienen und kann hier herunterladen werden:  https://www.guug.de/uptimes/2016-1/

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2 Kommentare:

    1. Hallo Herr Müller,
      ich stimme Ihnen absolut zu, dass Dokumente nicht zwingend Textdokumente sein müssen. In meinem Beitrag Was ist ein Dokument habe ich mich genau mit dieser Fragestellung befasst. Allerdings muss man immer schauen, um was für einen Teil der Dokumentation es sich handelt. Meine IT-Systeme kann ich hervorragend in einer CMDB dokumentieren und in Hinblick auf die Softwaredokumentation kann ich Ihre Ansätze zur Dokumentation in Form von WIKIS oder als interaktive API-Dokumentation unterstreichen. Wenn ich allerdings die Gesamtheit der Dokumentation nehme, komme ich ohne Textdokumente nicht aus. Leitlinien, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Verträge, SLAs, die Verfahrensdokumentation usw. unterliegen hingegen ganz anderen Anforderungen. Die IT-Dokumentation muss aus meiner Sicht daher immer ganzheitlich betrachtet werden, für die einzelnen Bereiche kann es dann aber durchaus unterschiedliche Dokumentations(platt)formen geben. Der Wunsch alles in einem Tool abzubilden, besteht zwar häufig, ist aber kaum zu realisieren bzw. nur selten sinnvoll. Bei meinen Kunden analysiere ich daher mit als erstes die erforderlichen Informationsflüsse. Hierzu gehört dann natürlich ggf. auch die in einem WIKI abgebildete Entwicklungsdokumentation. Wichtig ist letztendlich, dass alles zusammenspielt was nicht immer einfach umzusetzen ist.

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