IT-Dokumentation – Was ist das?

In unserem Blog dreht sich alles um das Thema IT-Dokumentation. Doch was ist eigentlich eine IT-Dokumentation? Welche Themen bzw. welche Dokumente können bzw. sollten ihr zugeordnet werden und welche nicht? Und worin unterscheidet sich die IT-Dokumentation von anderen Dokumentationen?

Bereits 2013 habe ich mich in einem Beitrag bei HanserUpdate mit diesen Fragen beschäftigt und dieser Beitrag wird, wie das Google-Ranking zeigt, immer noch häufig aufgerufen. Und da sich die Welt IT-Welt weitergedreht hat, ist es höchste Zeit für ein Update. Zum einen sind die Anforderungen an die Dokumentation in allen Bereichen in den letzten Jahren stark gewachsen (z. B. durch das IT-Sicherheitsgesetz oder das neue Bundesdatenschutzgesetz). Dies wirft unweigerlich auch Fragen nach den Verantwortlichkeiten für die Dokumentation zum Beispiel iin Bezug auf die Informationssicherheit auf. Auf der anderen Seite ist die IT in immer stärkerem Maße in die Geschäftsprozesse integriert, wodurch auch  die Fachbereiche zunehmend in IT-technische Themen eingebunden sind.  Auch das macht die Abgrenzung der Dokumentation nicht leichter. Und da weder Duden, noch Wikipedia oder andere Lexika eine Definition liefern, wundert es nicht, dass fast jeder im IT-Umfeld bei diesem Thema ein anderes Bild im Kopf hat. Aber gibt es überhaupt „die IT-Dokumentation“?

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Auf Wunder warten hilft nicht – Hilfen zur Planung des Dokumentationsprojekts

Bei Gesprächen mit IT-Verantwortlichen höre ich immer wieder den Satz: „Ich weiß, wir müssen uns endlich um die Dokumentation kümmern, aber …“ Und dann folgen eine Reihe von Gründen, warum es bislang nicht möglich war, eine strukturierte Dokumentation aufzubauen.

Und realistischer Weise arbeiten heute viele IT-Organisationen aufgrund steigender Anforderungen an die Verfügbarkeit der Systeme und fehlender Ressourcen bereits an ihren Kapazitätsgrenzen. Doch es hilft nichts. Denn abgesehen von steigenden gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation, erfordert gerade die zunehmende Komplexität der Systeme eine aktuelle und flexible IT-Dokumentation. Weiterlesen …

12 Argumente für eine IT-Dokumentation

Vor kurzem hat die Fachjournalistin Anita Kehrer ein Interview zum Themenfeld IT-Dokumentation mit mir geführt. In dem in der Mitgliederzeitschrift der German Unix User Group e.V. (GUUG) „Uptimes“ veröffentlichten Interview ging es vor allem um die Motivation zur für die Pflege einer IT-Dokumentation.

Eine der Fragen war, ob es nach meiner Erfahrung eher extrinsische Motivationen also „Anschubser“ von außen sind, die IT-Organisationen dazu bringen eine Dokumentation zu erstellen oder ob ich auch Anfragen erhalte, die eigenmotiviert sind. Weiterlesen …

Jeder braucht sie, kaum ein Unternehmen hat sie: Dokumentationsrichtlinie und Dokumentationskonzept

Gerade am Beginn eines neuen Jahres nehmen sich viele IT-Organisationen vor, nun endlich die Dokumentation „in Angriff“ zu nehmen. Und für viele bedeutet dies lange Zeit Versäumtes nachzuholen. Gerade in einer solchen Situation hilft es aber nicht, „blindwütig“ die vermeintlich geforderten Dokumente zu erstellen. Fehlen organisatorische Vorgaben und Hilfen für die Umsetzung, ist die Gefahr groß, dass die Optimierung der IT-Dokumentation auch im nächsten Jahr wieder auf der Agenda steht.

Von anderen Managementansätzen lernen

Das Informationssicherheitsmanagementsystem gemäß der ISO 27xx Normanreihe hat für viele IT-Organisationen, auch getrieben durch neue It-bezogenen Gesetze, eine wesentliche Bedeutung erlangt. Sucht man im Internet nach „Schritte zur Einführung“ von Informationssicherheit, findet man mehrere tausend Ergebnisse. Beim Querlesen dieser Einträge wird immer wieder so oder ähnlich die folgenden Vorgehensweise benannt: Weiterlesen …

Die IT-Dokumentation im Griff – eine Dokumentenmatrix hilft dabei

Die „IT-Dokumentation im Griff“, so lautet der Titel meines aktuellen Seminars. Dahinter steckt die Erkenntnis, dass es in  vielen IT-Organisationen nicht an Dokumenten mangelt, sondern an der erforderlichen Struktur.

In vielen Unternehmen gibt es „bergeweise“ Excel-Listen, automatisch erzeugte Berichte und Auswertungen, mühsam erstellte Handbücher, von externen Beratern verfasste Dokumente und gesammelte Informationen in diversen Formaten. Es fehlen jedoch Strukturen und Vorgaben, wie mit der Flut der Dokumente zu umzugehen ist. Wie erste Schritte in Richtung einer strukturierten IT-Dokumentation aussehen können, erfahren meine Teilnehmer ausführlich im Seminar und Sie komprimiert im nachstehenden Beitrag. Weiterlesen …

Was ist ein Dokument?

„Ich dokumentiere nicht gerne“ ist ein Satz, den ich häufig höre. Dahinter versteckt sich meist die Aussage „Ich schreibe nicht gerne“. Doch müssen Dokumente immer geschrieben werden oder was ist eigentlich ein Dokument?

Gibt man den Begriff „Dokument“ in Wikipedia ein, findet sich hier eine ganze Liste verschiedener Definitionen. So steht er u.a. für ein Schriftstück im Allgemeinen, aber auch für Urkunde bzw. amtliches Dokument, als Beleg zu einer öffentlichen oder behördlichen Angelegenheit. Und als elektronisches Dokument bezeichnet Wikipedia Text-, Bild- und/oder Audioinformationen, die durch Digitalisieren in Dateiform angelegt oder überführt wurden.

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Von der Pflicht zur Kür

Für mich ist nach wie vor die Konzeption, Erstellung, Qualitätssicherung und Pflege von Dokumenten eine spannende Herausforderung. Ich bin mir aber durchaus bewusst, dass das Thema IT-Dokumentation wohl nur bei den wenigsten eine ähnliche Begeisterung hervorrufen dürfte.

Meistens wird die Dokumentation als lästige Pflicht betrachtet, die man „irgendwie“ erledigen muss. Doch was muss eigentlich dokumentiert werden?  Und vor allem Dingen warum überhaupt? Weiterlesen …